Sistemas de Gestión de contenido CMS
La aparición
de herramientas de gestión de contenidos vinieron a enmendar los problemas que
presentaban los sistemas de información y llevaron a que las instituciones
basen sus sistemas de información en sistemas de gestión de contenidos; es por
ello, que puede decirse que los sistemas de gestión de contenidos deben su
surgimiento, básicamente, a la necesidad de suplir las faltas que se enunciaron
antes, junto a otros aspectos como el hecho de que las instituciones comenzaron
a ver como insuficientes las soluciones que brindaban los sistemas de
información basados en páginas Web estáticas, necesitadas de especialistas
dedicados a su desarrollo. Es por eso, que entre las principales bondades de
los sistemas de gestión de contenidos está permitir que cualquier persona, sin
conocimientos avanzados sobre informática, pueda colocar, modificar o eliminar
contenidos del sitio. Esto, sin renunciar a los necesarios controles de calidad
que exige un sistema de información que se respete.
Historia:
La aparición de los sistemas de
gestión de contenidos tuvo lugar a finales del siglo pasado, más
específicamente a partir de mediados de los años noventa, que es cuando
comienza su desarrollo en el mundo tecnológico. Entre las empresas pioneras en
el desarrollo de este tipo de aplicaciones, se encuentra Illustra Information
Tecnology, que en 1994, utilizaba como repositorio de contenidos una base de
datos, con la cual proveía a sus usuarios un entorno amigable para su creación
intelectual. Otro de los sistemas de gestión de contenidos que tuvieron su
nacimiento y desarrollo en esta década fue Typo 3, que salió al mercado en
1997.
Sin embargo,
no es hasta principios de la actual centuria que empiezan a consolidarse y a
introducirse en el mundo empresarial los sistemas de gestión de contenidos como
vía de desarrollo de los sistemas de información. En el año 2000 y con la
consolidación del concepto de gestión de contenidos, aparece PHPNuke, una
herramienta que tuvo gran popularidad entre la comunidad de usuarios de
Internet. Infomed, comenzó a trabajar con un sistema de gestión de contenidos
propio para respaldar su portal desde el año 2002.
La
consolidación de los sistemas de gestión de contenidos se debe principalmente
al lugar que ocupa Internet en el desarrollo de la vida organizacional. Las
empresas utilizan la red de redes para promocionarse, guiar su funcionamiento y
realizar todo tipo de transacciones. Pero según crece Internet, crecen también
las necesidades de organización en su interior, así como de sistemas dedicados
a brindar buenos contenidos sin distracciones para los usuarios finales.
Una vez que
se comenzaron a obtener resultados tecnológicos que respaldaran el proceso de
integración en las instituciones, se utilizaron también las nuevas herramientas
para solucionar estos problemas, para integrar no sólo a departamentos en las
empresas, sino a sucursales y dependencias de una misma empresa, separadas
físicamente. La base de este funcionamiento es compartir información, sin que
ninguna de las instituciones pierda identidad o su posición en la sociedad.
Concepto:
- Un CMS es un sistema de gestión de contenidos, Content Management System. Empecemos por el final, lo del sistema: se trata generalmente de un conjunto de herramientas, apoyado habitualmente por una base de datos, y que consisten en una serie de programas en un servidor web, y, opcionalmente, una serie de programas cliente que te permitan acceder fácilmente a esos programas en el servidor. Sigamos con lo de la gestión de contenidos: desde el punto de vista del usuario del sistema, se trata de gestionar, de forma uniforme, accesible, y cómoda, un sitio web dinámico, con actualizaciones periódicas, y sobre el que pueden trabajar una o más personas, cada una de las cuales tiene una función determinada; desde el punto de vista del cliente, se trata de un sitio web dinámico, con apariencia e interfaz uniforme, con un diseño centrado en el usuario, y que permite llevar a cabo fácilmente las tareas para las que ha sido diseñado
- La gestión de contenidos es el proceso de tratar de emparejar lo que usted tiene con lo que ellos desean; donde usted es una organización con información y funcionalidad como valor y ellos son un sistema de audiencias definibles que desean ese valor. La gestión de contenidos puede parecer una manera de crear grandes sitios Web, pero en un examen más cercano, es en hecho, un proceso total para recoger, manejar y publicar contenido.
Funciones
de los sistemas de información:
- Gestionan los datos que almacenan.
- Gestionan los usuarios que utilizan la información, que además pueden agregarla.
- Poseen una interfaz en correspondencia con la información que contienen.
- Integran no sólo datos e información, sino también programas y otros sistemas de información.
Los sistemas de información no sólo
almacenan datos, sino que estos datos deben procesarse y distribuirse, como se
observó antes. Para su distribución, deben seguir una representación clara y
cómoda para el usuario final. Este usuario no sólo es consumidor, además puede
actuar como productor de información. El sistema debe poseer un registro de la
producción de sus usuarios. En este entorno, se pueden integrar varios
programas que ayudan al desarrollo del sistema de información, incluso puede un
sistema de información ser la conjunción de varios micro sistemas que se
integran en uno general, con un formato de presentación común que lo
identifique.
Usos:
Los sistemas de gestión de
contenidos se emplean para crear, procesar, compartir y organizar contenido en
forma cooperativa entre los autores y el sistema, donde este último es capaz de
ofrecer posibilidades de integrar los contenidos, con independencia de su
formato o procedencia, así como guiar su flujo dentro del mismo, y ello ofrece
la oportunidad de que las instituciones naveguen satisfactoriamente mediante la
gestión de la información hacia el aprendizaje institucional, como vía
invaluable en el cumplimiento de su misión y sus objetivos estratégicos, así
como para la reducción de los costos de fricción de este proceso. Los costos de
fricción comprenden los costos directos e indirectos asociados a la
implementación y puesta en funcionamiento de un sistema o tecnología sea este
informático o de otro tipo.
Características
Entre las
características más importantes de los sistemas de gestión de contenidos y que
constituyen una evolución de los sistemas de información tradicionales, está el
hecho de que sean manejables por todos los usuarios, todos pueden subir información,
manipularla, representarla, etcétera. Esto podría verse como un problema, en
materia de la veracidad y confiabilidad de la información que circula en el
sistema, pero lo cierto es que los sistemas de gestión de contenidos permiten
distribuir funciones a sus usuarios, así siempre existirán individuos
encargados de comprobar que se incluye y quién lo incluye, con la opción de
rechazar o solicitar la modificación del material.
Este proceso
se realiza de forma dinámica, porque, cuando un autor o contribuyente envía un
material para publicar, los revisores y administradores, al acceder al sistema,
este muestra ante ellos una lista con los trabajos pendientes, ellos sólo deben
revisarlo y tomar la acción que se requiere. Además, al existir varias personas
con estas posibilidades, los contenidos no se agrupan y envejecen sin
publicarse. También, es posible someter la información a debate para luego
mejorarla, sin necesidad de que las personas se reúnan y conversen sobre ello,
sino desde su puesto de trabajo y con la facilidad de que cada criterio o
comentario realizado quede grabado y perfectamente visible. Esto se resume en
la denominada capacidad de implementación de flujos de trabajo o workflows
propios de este tipo de sistemas.
Una de las
características de los sistemas de gestión de contenidos y que además
constituye una ventaja con respecto a su uso, es el hecho de posibilitar la
inmediatez de la publicación y edición de los contenidos, con ello, se aparta a
un lado la torpeza y las trabas que matizan muchos procesos de difusión de la
información, se obtiene entonces la agilidad necesaria para la divulgación de
los contenidos en una institución.
Otras ventajas de los sistemas de
gestión de contenidos son:
- La capacidad de manejar eficientemente gran cantidad de páginas Web.
- Trabajar en un ambiente de páginas Web interactivas, es decir, que se generan según las peticiones de los usuarios.
- Controlar el acceso de los usuarios al sistema, no sólo mediante su contraseña, sino mediante los permisos asignados a cada uno y la información que incluye, tanto en calidad como en cantidad, que posibilita el perfecto crecimiento y desempeño del sistema.
- Orden en el sistema, al existir la posibilidad de asignar, por parte de la herramienta, un mismo estilo a todas las páginas generadas.
Desventajas
- En el software libre algunas aplicaciones pueden ser complicadas a la hora de instalarlas.
- No existe una compañía única que respaldara toda la tecnología.
- No posee control de calidad y por esa razón no se conoce quien modifique los códigos de fuentes es calificado o no y se puede decir que el usuario debe tener nociones de programación y estos se logran utilizando.
- Surgen dificultades en el intercambio de archivos, esto se da mayormente en los documentos de texto.
- Poca estabilidad y flexibilidad en el campo multimedia y juego.
- La mayoría de la configuración del hardware no es intuitiva.
- Inexistencia de garantía por parte del autor, es decir no tiene garantías de autor ni de quien lo provee.
- El costo y el modo de instalarlo puede ser para algunas personas muy difícil.
Herramientas
para la gestión de contenidos
La selección de la herramienta que
soportará el sistema de gestión de contenidos es una decisión clave.
Para seleccionar una herramienta de
gestión de contenidos, es necesario conocer bien los propósitos de la Web y los
servicios que se desean brindar con ella; además de los grupos de usuarios a
los que va dirigido el sistema; incluso los requerimientos del equipamiento de
la red, no sólo de los servidores en los que se montará, sino de los equipos
necesarios en los puestos de trabajo, así como las características de la red.
Escoger una de estas herramientas, no
puede ser un proceso al azar, porque ha quedado demostrado que la herramienta
seleccionada debe favorecer las necesidades institucionales, si no existirán
grandes probabilidades de que la implementación del sistema fracase. En este
sentido resulta eficaz realizar una caracterización de cada una de estas
herramientas para conocer las ventajas de cada una.
De la gama de
características de las herramientas para crear sistemas de gestión de
contenidos, las principales a considerar son:
- Accesibilidad: La posibilidad de poder acceder desde cualquier computadora de la red, sin necesidad de instalar programas adicionales.
- Interfaz: Presentación al usuario de los contenidos, aspecto visual del área de trabajo e intercambio.
- Flexibilidad: Posibilidad de adaptación a las necesidades de la organización.
- Comentarios y evaluaciones: Posibilidad de discutir sobre los contenidos, emitir criterios, etcétera.
- Motor de búsqueda: Facilidad de hacer búsquedas en todo el sitio.
- Metadatos: Asignar metadatos, sea automática o manualmente, a los contenidos para una mejor recuperación.
- Noticias, artículos: Realizar publicaciones, tanto de eventos, noticias y publicación de contenidos por parte del personal de la institución.
- Lenguaje: Posibilidad de personalizar el sistema en el lenguaje nativo de los usuarios.
- Trabajo en grupo: Colaboración entre los integrantes de la organización, sincronización de trabajo y actividades.
- Gestión de documentos: Acceso a documentos, tanto internos como externos, por medio de enlaces, autoría, fecha de publicación, etcétera.
- Flujo de trabajo: Mantiene el control de los contenidos, ingreso, alta, baja, perfiles de usuarios, entre otros aspectos.
- Seguridad: Autentificación de los usuarios y comprobación de la información circulante.
- Servidor de aplicación: Sistema sobre el cual se desarrolla la herramienta.
- Base de datos: Facilidad de organización, almacenamiento, búsqueda y recuperación de la información del sitio.
- Licencia: Los términos de uso.
- Sistema operativo: Requerimientos para las computadoras en las que se montará la herramienta y las que harán uso de los servicios.
- Costo: Pago o gratis.
Sistema
de Gestión de Contenido basados en Software Libre
- Drupal
- eZPublish
- Joomla
- Liferay
- openCms
- Plone
- Typo3
- Wordpress.
Sistema
de Gestión de Contenido de pago.
- PrestaShop
- SocialText
- Godaddy
- PHP-Nuke
- AssetNow
- ExpressionEngine
- BaseKit
